A organização no trabalho permite que você resolva prioridades, tenha um melhor desempenho e consiga realizar suas entregas em dia.

Estamos passando por muitas mudanças estruturais no ambiente de trabalho. Vivemos hoje em plena era da informação. Ou seja, a informação está em toda a parte. Diariamente somos bombardeados por ela. São textos, vídeos, dicas e uma infinidades de materiais. Que nos oferecem informações em constante em tempo real, em todos os canais digitais.

Então como organizar ideias em um cenário tão abrangente? Como classificar o que é realmente importante? E separar o que é mera distração? Essas são perguntas que muitas pessoas me questionam com frequência. Estamos cada vez mais conectados e o excesso de informações pode um campo minado em nossa produtividade. 

Assim, organizei uma lista com algumas ferramentas bacanas que podem lhe auxiliar a organizar ideias de forma mais eficiente. Vamos conhecer!?

1 – Tenha um mural ou quadro de anotações

Parece bobagem, mas quando deixamos organizamos nossas ideias visualmente, as chances de as tirarmos do papel são muito maiores. Um quadro de anotações ou mural, pode ser excelente para você organizar ideias corriqueiras do dia a dia. Assim, deixe em um local visível em que você possa fazer alterações sempre que necessário. Então, quando achar que um ideia perdeu o sentido é só tirar do mural.

O Trello é uma interface para organizar ideias visualmente. Funciona como um mural virtual, como se você tivesse um bloco de anotações sempre a mão para realizar suas anotações. Ele vem em uma versão básica gratuita, que já é bastante eficiente, ou se preferir pode optar pela versão completa que é paga.

2 – Crie mapas mentais

Com certeza você já ouviu falar dos mapas mentais. Eles são ótimos para organizar suas ideias de forma hierárquica. Assim, criando relação entre os tópicos, o que permite que você tenha uma visão global das suas ideias, de forma prática e eficiente. Você pode criar mapas mentais com diversas finalidades diferentes, para estruturas dados, criar brainstorm com sua equipe, planejar, ou aflorar o seu processo criativo.

O MindMeister é um software desenvolvido especialmente para a criação de mapas mentais e pode ser muito útil para organizar ideias. E o melhor, é gratuito.

3 – Técnica do Pomodoro

Talvez você já conheça a técnica pomodoro que consiste na divisão de trabalho em blocos de tempo intercalados por alguns períodos como recompensa.

Por exemplo, um cronômetro é utilizado para dividir seu dia de trabalho em pedaços de 25 minutos separados por intervalos de cinco minutos. Assim, a cada quatro pedaços de 25 minutos, é feita uma pausa maior de 20 a 30 minutos.

A Técnica Pomodoro recebe esse nome porque seu idealizador, Francesco Cirillo, utilizava um cronômetro em formato de tomate, que em italiano significa pomodoro. O método tem como base a ideia de que pausas frequentes podem intensificar a agilidade mental. Dessa forma, o temporizador impõe certo senso de urgência.

4 – Utilize softwares de gestão

Existem diversos programas que podem ajudar na gestão da sua empresa e na sua organização para o trabalho. Contudo, esse tipo de ferramenta contribui tanto para ter uma ideia do workflow como para compartilhar as agendas com outros membros da equipe, colaborando com a organização de todo o trabalho do time. 

Então, confira alguns softwares gratuitos que você pode utilizar na sua organização no trabalho:

6 – Método Ivy Lee de organização no trabalho

Esse é um dos métodos de organização no trabalho mais antigos, datado de 1918. Foi nesse ano que Ivy Lee, consultor renomado na área da produtividade, utilizou seu método para ajudar a Bethlehem Steel, empresa de Charles M. Schwab que atuava em áreas relacionadas à indústria naval e também com a produção de aço.

Contudo, o método consiste em 5 passos simples:

  1. No fim do expediente de trabalho, anote 6 tarefas, nunca acima disso, para fazer no próximo dia;
  2. Utilize um critério para definir a ordem de prioridade das 6 tarefas e depois coloque elas em ordem, seguindo uma sequência da mais importante para a menos importante;
  3. Comece o dia seguinte sempre pela primeira tarefa. E você só vai trabalhar na seguinte até concluir essa primeira, não importa o tempo que leve;
  4. Se terminar o dia e alguma das tarefas não tiver sido concluída, coloque na lista das 6 atividades para o dia seguinte;
  5. Repita os mesmos passos todos os dias.

# Dica Bonus – Defina as prioridades

Pode soar muito simples, mas definir as prioridades de cada equipe dentro do ambiente de trabalho pode ser a sua principal saída para conseguir aumentar a produtividade de todos.

O problema existente hoje é que a falta de organização no trabalho passa muito pela dificuldade de decidir qual passo dar depois de concluir determinada atividade.

Mas definir o caminho principal que uma equipe precisa seguir vai ajudar a criar um padrão de organização. Os colaboradores vão eliminar qualquer opção inviável, criando um consenso dentro da equipe sobre o que priorizar, ajudando também a economizar tempo.

Então gostou do nosso post, confira também: Home Office: Um novo cenário para as relações de trabalho.

Imagens: Kamban, mapas mentais.

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