A reunião de equipe é necessárias em qualquer negócio. No entanto nem sempre elas são produtivas e eficazes. Então como organizar sua equipe para tirar o máximo de proveito deste momento?

As reuniões de equipe são fundamentais para o bom andamento de qualquer negócio e tem como meta coletar informações e gerar ações para melhoria de processo operacionais, comunicação interna, implantação e acompanhamento de projetos,  obtenção de feedbacks entre outros temas.

O problema é, que muitas vezes a reunião de equipe é vista pelos participantes de maneira negativa e como tempo perdido. Já que na visão dos colaboradores ela atrasa demandas e tarefas e faz com que a rotina fique ainda mais sobrecarregada.

Reunião de equipe informal, com várias pessoas sentadas em um sofá.
Organizar a sua reunião de equipes é fundamental para deixá-la mais produtiva.

Mas se elas são necessárias, como fazer com que elas sejam produtivas e eficazes? É justamente isso que esse post busca responder. Confira 08 dicas para organizar reunião de equipes mais eficaz e produtiva. Confira!

01- Controle o tempo da reunião de equipe

Se todos os membros da equipe tem outras atividades pendentes, é importante que o tempo da reunião seja respeitado. Assim determine pautas breves e que possam ser discutidas na duração proposta.

É importante eleger um secretário, que possa controlar o tempo de cada assunto da pauta, para que o tempo não se exceda demais. Caso não consigam esgotar determinado tema, o ideal é agendar outro momento para dar continuidade aos trabalhos.

02 – Elaborar a pauta com antecedência

Quando você define a pauta da reunião de equipes com antecedência, os participantes têm a oportunidade de estudar os assuntos previamente. Assim você ganha tempo e também torna a reunião mais produtiva e eficiente.

Da mesma forma se conseguir agendar as reuniões com determinada antecedência, você oportuniza que a equipe organize a agenda e foque no que realmente está sendo discutido. Então, envie aos envolvidos a pauta antecipadamente e garanta que todos estarão a par do assunto no momento oportuno.

03 – Tenha regras bem definidas

Um dos fatores que deixa a reunião de equipes menos eficazes é a mudança de foco. Assim defina regras claras antes do início da reunião e as siga. Por exemplo, o celular deve permanecer desligado durante toda a reunião. Caso alguém esteja esperando uma ligação importante, deve informar no início da reunião.

Defina também, um tempo para discutir cada tópico da pauta, e informe que esse deve ser respeitado. Evite assuntos paralelos e interrupções durante a reunião. Assim você vai criando uma rotina saudável para a participação dos colaboradores, e as reuniões vão se tornando mais eficazes.

04 – Elenque as responsabilidades

Toda reunião precisa ser conduzida para ser eficiente. Então determine quem irá apresentar os dados, realizar abertura e fechamento da reunião. E lembre-se de definir um responsável pela anotações dos assuntos discutidos, assim nenhuma informação será perdida e todos terão clareza do seu papel.

Também, esclareça quem terá a palavra em cada assunto da pauta, e quem está apto a opinar sobre o assunto, assim sua equipe não perde tempo com discussões desnessárias e a sua reunião de equipe se torna mais eficiente.

05 – Chame somente os envolvidos no processo

Reuniões de equipes costumam ser realizadas com a presença de muitas pessoas. No entanto é importante criar o hábito de chamar para as reuniões somente os colaboradores que realmente estão envolvidos com os processos que serão abordados. Assim você não toma um tempo precioso de alguém que não precisaria estar ali, e ainda diminui as interferências durante a reunião.

06 – Faça reuniões específicas

Se os assuntos são muitos e as suas reuniões de equipe costumam se estender além do combinado, opte por realizar reuniões por temas. Separe os assuntos por setor ou por projeto por exemplo. Assim os envolvidos tendem a ter mais foco na resolutividade das questões. Da mesma forma, evite incluir assuntos muito diversos em uma mesma reunião, essa é uma pedida para perder o foco das discussões.

07 – Esteja pronto para ouvir

Em reuniões de equipe, é importante que o líder ou gestor, esteja apto para ouvir os demais. Mesmo que a reunião seja para definir demandas e entregas, dê espaço para que todos possam manifestar suas opiniões. Muitas vezes podem surgir propostas muito interessantes de um simples diálogo.

08 – Fuja da rotina das reuniões de equipe

Se o seu negócio exige um grande número de reuniões, pense em mudar o cenário para tornar a atividade mais prazerosa. Você pode marcar um reunião externa, em um local mais agradável, que possibilite aos participantes se desligar temporariamente da empresa, por exemplo. Assim você terá uma equipe mais focada e um reunião mais eficaz e produtiva.

09 – Faça reuniões em pé

A primeira vista essa dica parece estranha não é mesmo? No entanto assuntos corriqueiros podem ser resolvidos rapidamente, sem que a equipe precise se deslocar para uma sala de reuniões. Você pode reunir a sua equipe no início do expediente em pé mesmo, para que os assuntos não se alonguem e alinhar as diretrizes do dia, por exemplo. Faça o teste você verá como essa estratégia pode ser eficaz.

10 – Aposte no uso da tecnologia em suas reuniões de equipe

Já passou o tempo em que as pessoas precisavam se deslocar para um reunião de equipe. Com a ajuda da tecnologia hoje é possível reunir pessoas de diversos lugares do mundo em uma mesma reunião através da internet. Então, avalie se vale a pena deslocar seus colaboradores para a reunião, muitas vezes é possível resolver o problema com ajuda de ferramentas como Skype, videoconferência entre outros.

Várias pessoas reunidas em um reunião de equipes, em pé, em frente a um notebook.
O tempo da sua equipe é preciso, então suas reuniões de equipe precisam ser produtivas.

Lembre-se que o tempo da sua equipe é preciso, e as reuniões embora essenciais precisam ser produtivas. Então, siga essas dicas simples você terá uma reunião de equipe muito mais eficaz e produtiva e ainda irá otimizar o tempo do seu pessoal. Afinal, tempo é dinheiro, então agora é só chamar a equipe e mãos à obra!

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