Workflow: Os benefícios desta tecnologia para o seu negócio

O Workflow é uma tecnologia que organiza o fluxo de trabalho, automatizando os processos das áreas do negócio, buscando melhores resultados.

O workflow é uma tecnologia que organiza o fluxo de trabalho da empresa, automatizando os processos e integrando as áreas do negócio, em busca de melhores resultados.

Em um ambiente cada vez mais competitivo e acirrado entre as empresas concorrentes em todos os segmentos da economia, é natural a busca por métodos de trabalho que auxiliam na automatização e agilidade dos processos.

Sendo assim, o Workflow é uma excelente forma de otimizar o fluxo de trabalho e definir prioridades na sua empresa. O Workflow ocorre com a ajuda de softwares especializados que melhoram os processos da sua empresa. Então, se quer saber mais, vem comigo e confira!

mapeando e padronizando o fluxo de trabalho, você protege o seus processos e recursos
Mapeando e padronizando o fluxo de trabalho, você protege o seus processos e recursos

O que é o Workflow?

Como já falamos anteriormente o Workflow é uma forma de organizar o fluxo de trabalho através de uma sequência lógica de etapas. Em outras palavras um passo a passo para automatizar os processos do seu negócio.

Através desta metodologia você pode criar um roteiro que define, por exemplo, quais documentos, tarefas e informações são repassadas entre os colaboradores dentro da empresa. Tudo de acordo com as regras internas definidas no planejamento estratégico.

O Workflow ajuda a minimizar os erros de processos e comunicação, sendo que quanto mais pessoas são envolvidas em um determinado processo, maiores são as chances destes erros ocorrerem. Assim, mapeando e padronizando o fluxo de trabalho, você protege o seus processos e recursos.

Quais os benefícios do Workflow para o seu negócio?

Em suma, os benefícios do Workflow estão relacionados a melhora na rotina de trabalho do seus colaboradores. Oportunizando um controle melhor do fluxo de trabalho da empresa.

Vem comigo e confira os principais benefícios desta metodologia.

1 – Maior produtividade da equipe

Com a automatização de diversas funções relevantes para a evolução do seu negócio, a sua produtividade aumenta significativamente. Sendo que, com a utilização do workflow, torna-se muito mais fácil definir os processos internos e, por conseguinte, diminuir o tempo gasto com eles e melhorar os resultados.

Além disso essa metodologia permite aos supervisores e gestores um melhor controle das atividades dos colaboradores. Consequentemente melhorando a produtividade. Onde é possível visualizar sistematicamente todos os processos internos, acompanhando o andamento destes.

2 – Acompanhamento de todos os gastos

A partir do acompanhamento e do monitoramento dos processos, torna-se possível identificar se há a necessidade de inflar ou reduzir os gastos de acordo com as necessidades da equipe. Dessa forma, é possível evitar desperdícios financeiros, eliminar tarefas desnecessárias e realocar os recursos para áreas mais necessitadas.

3 – O Workflow minimiza os erros

Como já falamos anteriormente, a ferramenta workflow também permite que a empresa reduza os erros. Por conta da minimização da interferência humana e da automação de tarefas burocráticas, muitos erros podem ser evitados. Assim, é possível tomar decisões com maior precisão e evitar o retrabalho, o que permite que a equipe foque seus esforços em tarefas estratégicas.

O workflow melhora a comunicação interna do seu negócio.
O workflow melhora a comunicação interna do seu negócio.

4 – Melhor a comunicação interna 

Como com o Workflow as informações são centralizadas, o fluxo da comunicação interna melhora sobremaneira. Sendo que, todas as informações ficam disponíveis em um único local, ao invés de serem distribuídas em vários locais diferentes.

Assim, os gestores e colaboradores terão acesso facilitado aos projetos e informações, o que otimiza a comunicação interna.  Dessa forma, todos estarão cientes sobre cada fase dos projetos, tornando maior o engajamento da equipe sobre todas as informações necessárias dentro da empresa.

5 – Escolha assertiva de fornecedores

A ferramenta permite ainda, que sua empresa tenha acesso a todos os dados de compra e venda do negócio em um único local. Incluindo os dados relacionados aos fornecedores. Isso permite que você analise com maior critério todas as características dos seus fornecedores e avalie a relevância dos mesmos para o seu negócio.

Com a análise periódica dessas características e informações se torna possível encontrar oportunidades de renegociação de contratos ou observar a necessidade de uma troca de fornecedores.

Dessa forma, será possível conter gastos, aumentar a qualidade dos produtos, adquirir maior flexibilidade dos fornecedores e adquirir condições mais vantajosas de negócio.

6 – Escolhas mais eficientes para o seu negócio

O monitoramento contínuo do workflow empresarial não resulta apenas em melhorias praticamente instantâneas no cotidiano corporativo. Com uma solução de BPM, é possível traçar perspectivas para o futuro do negócio.

Em outras palavras, o workflow pode ser aprimorado de maneira contínua, conforme a evolução da empresa no mercado. É a organização no presente junto ao estabelecimento de estratégias inteligentes para os próximos passos.

A escolha do software ideal é fundamental para o sucesso da sua estratégia.
A escolha do software ideal é fundamental para o sucesso da sua estratégia.

Como escolher o software ideal para o Workflow?

Como vimos o workflow é uma estratégia de automatização, sendo assim depende de bons softwares para ser eficiente para o seu negócio. Assim para não errar na hora de implementar essa estratégia é essencial escolher o mesmo de forma assertiva. Mas como escolher? Confira nossas dicas e saiba como:

  • Busque priorizar a segurança de dados do seu negócio;
  • Avalie todas as possibilidades de necessidades da sua empresa
  • Conheça a estrutura necessária para que o software funcione adequadamente
  • Confira a relação custo-benefício;
  • Busque um sistema responsivo
  • Avalie a disponibilidade orçamentária da empresa para implementação e manutenção do software.

Após a implementação do software adequado é importante considerar que você precisa realizar um acompanhamento e uma gestão constante dos dados. Em outras palavras o workflow necessita de aprimoramento constante. Busque reavaliar os resultados de acordo com a evolução da sua empresa e do seu mercado.

Como vimos o workflow é uma estratégia muito importante para otimizar os seus processos internos. Mas outras formas de automatização também são importante e podem trazer bons resultados para o seu negócio. Se ficou interessado aproveite para conferir também:

Tudo isso e muito mais você encontra no site da Linkwell. Se tiver dúvidas não deixe de entrar em contato conosco!

Imagens: Equipe, Automação.

Sandro Herek

  • Executivo e Empreendedor com quase 30 anos de experiencia em Soluções para Internet, Marketing Online e Offline.
  • Fundador da LinkWell em 1992
  • Fundador do primeiro guia de Buscas do Brasil – GuiaWEB em 1995
  • Fundador da Media Virtual, empresa dedicada a comercializar anuncios na internet em 1997
  • Fundador da primeira Franquia de Soluções para Internet em 2006.
  • Fundador da Virtualnet, empresa americana especializada em marketing em 2015
  • Co-Fundador da Doctorscopic, empresa americana especializada na indústria médica em 2016
  • Fundador da BPO LIST, empresa de gestão de Business Process Outsourcing em 2017